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英語ビジネスレター、あいさつ句と結びのルール

ごくたまに英語でフォーマルなビジネスレターを書く必要があるのですが、その度に書き出し(salutation)とシメの言葉 (closing)をどうすればいいか迷ってしまいます。ここ何年か調べては書いた後にサックリ忘れてしまうということを繰り返していたので、毎回迷うポイントと、その答えを備忘録として書いておくことにしました。

 

Yours sincerelyか、Sincerely Yoursか

正しくはYours sincerely。アメリカでは、Sincerely, または Sincerely yours と書く人もいる。

 

Yours sincerelyか、Yours faithfully か

手紙を書く相手の名前が分かっている場合。例えば、Dear John: と書き始めた場合には、最後の言葉はYours sincerely.

手紙を書く相手の名前が分かっておらず、Dear Sir/Madam: と書き始めた場合には、Yours faithfully.

ただし、相手の名前を知っていても、個人的に話した事がない場合は、Yours faithfullyを使う事もある。

 

Yours truly と書くのは?

アメリカではYours faithfullyのかわりにYours trulyが用いられる事がある。また、書き手が個人ではなく会社や組織だった場合にもYours trulyが用いられる。

例えば、会社名義で書く手紙で、Dear Mr.Brown: と書き始めた場合。Closingは、Yours truly, 会社名。

 

E-mailなどセミフォーマルな場合

Regards, Kind regards, Best regards, などを用いてもよい。

 

これらのあいさつ句の元は?

A Dictionary of Modern English Usageを編纂したH. W. Fowlerという方が1920年代に以下のように定義したもの。

Yours faithfully (to unknown person on business)
Yours truly (to slight acquaintance)
Yours very truly (ceremonious but cordial)
Yours sincerely (in invitations and friendly but not intimate letters)

 

称号付きの方に手紙を書く場合

こちらのページを参考に。天皇や王様、女王様、貴族の方々、アメリカ大統領、議員、市長など、称号付きの方々には決まった書き出しとClosingの言葉があるようです。

 

例えば天皇に手紙を書く場合。

His Imperial Majesty (Name of Emperor), Emperor of (Country)
書き出し:  Sir:   or   May it please Your Majesty:
シメの言葉:  I have the honor to remain Your Imperial Majesty’s obedient servant,

 

アメリカ大統領に書く場合。

呼び方:  The President
書き出し:  Dear Mr./Madam President:
シメ:  Respectfully,

 

このページには他にも、軍隊の役職宛、宗教職の方、政府機関の役職の方々などへの書き方が載っていました。この先天皇や王様に手紙を書くことはないでしょうが、こういう決まりがある、というのが面白かったので。

 

実際のところは・・・

職場のアメリカ人に聞いても、あまり厳格な使い分けをする人はいません。これはアメリカだからなのか、若い人が多いからなのかは分かりません。ただ、E-mailの最後に、”Yours sincerely”などと書くと、「おばあちゃんから手紙が来たみたい」と言われます。

 

フォーマルな手紙を書く機会はめったにないのですが、書く必要があるのは何かをお願いしたり申請する時か、失敗して謝らなければならない時などです。レターと言っても実際はワード文書に打ち込んでプリントしたものを提出したり、ワード文書のままメールに添付したりと、昔ほどフォーマルではないのかもしれませんが、見知らぬ相手の場合は丁寧に接するほうが無難だと思いました。

 

【書評】How To Write Anything

本屋の新刊コーナーで見つけた How to Write Anything: A Complete Guide 。ハードカバーで500ページ超と、見た目は取っつきにくいけれども、なかなかの良書。

 

この本では、日常生活や学校、仕事で遭遇するであろう、ほぼ全てのライティングについて説明されている。結婚/離婚のお知らせ、礼状、ファンレター、お悔やみ、個人ブログ、SNSレビュー、編集長への手紙、ビジネスeメール、履歴書、仕事の応募、学生のエッセイ等多岐にわたる。それぞれの場合において、考慮すべきポイント、良い文例/悪い文例、そしてそれぞれの文例で注意すべき点とその理由が書かれている。

 

また、最初にライティングの一般的な注意点、スムーズに取りかかるためのプロセスが説明されているのが良い。書く目的→読者想定→ブレインストーム→オーガナイズ→下書き→リバイズの各ステップについて詳細に述べられており、どのステップからとりかかっても大事な点を見落とさずに書くことが出来る仕組みになっている。総論で触れられたライティングプロセスは、その後の各論でも意識的に取り入れられている。このライティングプロセスを頭に入れておくと、とりあえず思うがままに書き始めてしまい、途中で何を言いたかったかわからなくなってしまうというありがちな失敗もなくなるのではないだろうか。

 

もう一つ気に入った点は、文法的説明がないこと。ライティング本には、最初に文法的な説明に多くのページを割いている本がけっこうあって、この文法部分がライティング本読破の妨げになる事が多い。その点、この本は実用的であることに徹しているので、より良いライティングのために厳選されたアドバイスのみを知ることが出来る。

 

こちらの本は、英語で高校生レベルの本が読める人が対象になるのではないかと思う。解説文が充実しており、読み物としてもかなりのボリュームがある。英語学習者にとって、初めての洋書、初めてのライティング本としては厳しそうだ。

 

3000円台と値も張るものの、通読してライティングのコツをつかんだ後は、それぞれの英文を書く機会が出てきた時に参考書として使えるので、長く役立つと思う。

 

How to Write Anything: A Complete Guide

 

 

【今日の一枚】デスバレー。

On Writing Papers

I’ve got an English assignment from my boss. One of the faculty members had to write a scientific paper in English. The original was written in Japanese, and he paid a translation company for English translation. The translation was awful, as if translated by the Google translation site. It sometimes happens because native English speakers can’t read Japanese, so Japanese translators do the job. The quality of the translation depends on translators’ abilities.

My boss tried to correct the “translated” English, but it is more complicated to correct someone’s peculiar essay than writing from scratch. So he gave up and delegated the work to me. The document had approximately 3,000 words.

The original writer who paid for the Japanese-English translation was so furious about the quality of work that he didn’t tell us how much he paid for the translation. I checked several translation sites and assumed it cost at least $450 to $600 to have the 3,000 word paper translated by a Japanese translator, as well as checked by a native English speaker. There is no guarantee that the native English speaker has a degree in science, and most of them must be BA holders. If we want our papers corrected by  BS degree holders from the biology field, the cost will be nearly $1,000 for a paper. So, most of the time, Japanese scientists are dissatisfied with the translation, or we are too poor at English that we don’t realize that the quality is bad.

The delegated work was an unpaid and time consuming work for me, but if I did this poorly, I would earn a bad reputation about my English skill. My boss had already corrected the first draft so that at least it looks like it was translated by a human. I have to re-write the essay by using commonly used scientific words and make changes for the repetitive words and phrases. After my correction, my boss will have it corrected by another commercial translation company for maybe $300 or so. At least this paper should be scientifically correct before the final commercial check; otherwise, it will become grammatically correct, but doesn’t follow the specific patterns required in academic fields. The final translator will only check grammatical errors, so if the original English is poorly composed, it won’t be a good one.

It was tiresome work to correct other people’s awful English, but I realized an important lesson by doing it. Just translating Japanese to English word by word won’t work. The way to describe things is different between the two languages, and it sounds peculiar when written with Japanese mindset. We should think differently.

Some people say we don’t have to learn English ourselves because we can hire translators. They seemed to have a valid point that we should focus on our work rather than spending our precious time learning languages. Although, not all of us can afford capable translators or be satisfied with the quality. As we found out by our own experience, having a good writing skill saves us from losing money and frustration.

お金を払ったからといって、満足のいく翻訳に仕上がるとは限らないということを痛感した出来事。自分のことを棚にあげていうのもなんだけど、英訳を生業としている人でもグーグル翻訳みたいな英語を書く人がいるもんだなと。

英作文の練習というと、あらかじめ用意された日本語を英文に訳していく問題集もあるけれど、どうせ練習するなら自分の伝えたいことを自分の言葉で練習するほうがいいと思う。いくら和文英訳が文節ごとに正しかったとしても、構成や組み立てがイマイチだとチグハグな印象を与えてしまう。


1週間悩みに悩んで手直しさせてもらったおかげで自分自身の課題も浮かび上がった気がする。日本語→英語にするときに、たくさんある対応語のなかから正しいニュアンスの単語を選べるか。日本語からの対訳が不自然な英語になっていないか。もっと簡単に表現できる言い回しがないか。

良質な英文をたくさんインプットしながら語感を養いつつ、わかりやすい英文を書く努力をしたい。

Facebookでホストファミリーを発見

Facebookで中学生時代のホストファミリーを見つけてしまった。2○ウン年前にホームステイ先でお世話になったオレゴン州の家族。たった1ヶ月弱だったけど、本当に良くしてもらった。一生忘れられない思い出なんだけど、高校生になって忙しさにかまけて音信不通に。当時はメールなどもなく、気軽に電話をかける方法も知らず、手紙でのやり取りが疎遠になった時点で住所も不明に。ちゃんと記録を取っておけばよかったんだけど、家族の苗字さえも忘れてしまったために、インターネット時代になっても探しだせずにいました。


去年の夏、 The Shackという本を読んだところ、偶然にもホームステイ先の町が舞台でした。読み進めていくうちに段々と記憶が鮮明になり、居ても立ってもおられずFacebookで検索したんだけど、町とファーストネームだけでは探しだせませんでした。

ところが先月、いきなり苗字を思い出したのです。Facebookで検索したところ… いました! 私と同じ年だったホームステイ先の男の子!!! 金髪で相当かっこいい子だったと記憶しているのですが、プロフィール写真で見る彼は当然ながら年をとっており、髪もなぜか黒髪に。しかも生え際も後退している…。記憶とはだいぶ違うが、名前と出身地が一致。かなり小さな田舎町だったし、コンタクトリストにお父さんと妹の名前もあったので、彼に間違いないだろうと確信しました。

ただ1つ気になったのが、お母さんと思われる女性の苗字が変わっていたこと。そして6つ下の弟の名前がないこと。お母さんは離婚しちゃったんだろうなぁ。アメリカ人の若者ならみんなアカウントを持っているであろうFacebookに弟の名がないということは。生きているんだろうか・・・と心配になり、結局まだ連絡を取っていません。

記憶の中にある幸せな5人家族のイメージを壊したくない。でも近況を知りたい。2週間ほど悩んでいたけど、とりあえずメッセージを送ってみようかなと思い始めています。ホームステイに行ったころはほとんど英語が理解できなくて、感謝の気持ちを伝えきれたかどうか自信がありません。たぶん分かってくれてたとは思うけど。今も元気でいること、英語を勉強していることと、あの時伝えきれなかった感謝を伝えることが出来れば。


A home-stay experience in Oregon is the highlight of my junior high school memory. It was my first time to take a flight, and everything was foreign to me. I’d never talked to foreigners nor seen porcupines on the road. I was especially lucky to be hosted by a family of five, one of whom was the same age as me. They took me to various places to experience as much American culture in 25 days as possible. To my regret, it was my second year in learning English, and I couldn’t thank them enough with my poor English. The gratitude I had felt was genuine, but somehow, the strong feeling has faded over time, and I lost the contact information for them.

Ever since I started Facebook 2 years ago, I have been trying to find them on the website. The longing became stronger when I read The Shack which had its setting in Enterprise where I stayed the summer 20 years ago. I didn’t have their address, and what is worse, forgot their family name. I tried searching on the internet by their first names, town, host-father’s occupation, but to no avail. 

Last month, the name “Sa○○○” popped out from my head, and there he was! I found the boy I had been looking for! He isn’t a boy anymore because he looked as old as I am now. He used to have fair hair, but it looked darker andmuch thinner. His name and hometown were the same, and he had his father and sister on his contact list. I found the host-mother’s name, but her family name was different, and his little brother didn’t seem to have an account. I wonder what happened to them. I was excited to find them at last, but hesitant to send a message. The parents must have divorced, and I don’t know whether his little brother is alive. Almost all young people in America seem to have an account on Facebook. I fear the worst scenario. 

I’m wondering if it’s OK to send a message to the boy for the first time in 20 years. Isn’t it creepy if someonesearches for me on the internet and sends a message? Will he think that I have an ulterior motive to have contact with him all of a sudden? Or is he active on Facebook andfinds my message? Or worse, what if he forgot about me? I contemplated for almost 2 weeks and resolved to send a short message to him. It will hurt if he ignores me, but I hope it won’t taint the fond memory I want to carry for the rest of my life.

ライティング強化企画10,000語到達

高まるライティング熱を抑えきれず、エミコフ画伯にライティング達成バナーを作成してもらったのが8月。12月までに10,000語達成する!と宣言していましたが、ズルズルとのびて4月になってしまいました。8ヶ月かかって10,000語到達です。


LingQの記録をみると、添削してもらった英作文の単語数が5年間で43,940語。リーディングやリスニングと比べると圧倒的な少なさです。だからこそ、常に目標をたてて意識して訓練しないといつまでたっても上達しません。とにかく書いて、添削してもらって間違いをその都度直すこと。読んでもらうことを意識して、わかりやすい表現を心がけること。この2つが特に大事だと考えているので、積極的に添削をしてもらっています。ある程度の文法知識はあるつもりだけど、実際書いてみると anotherの後を複数形にしてしまっていたりして凡ミスが目立ちます。

英語学習初期のころは、瞬間英作文とか和文英訳などが英作文の練習だと思っていましたが、そこにある他人の文章を英語に訳すのと、自分の考えを表現することは違う。いざ書こうとすると、頭の中が空っぽ…ということに気づいたのです。


あともう一つ強く感じたことは、ある程度まとまった量の英語の”ストック”がなければ自然な英文が書けないという点。これは英語の論文作成を他の人と一緒にしていて気づいたのですが、英語の文章を書くときに、品詞分解をして文法的なことを考えながら、日本語→英語に変換しつつ、右へ右へと単語を連ねていく方法で英作文する人がいます。確かに文法的には正しいのかもしれない。だけどちぐはくな印象を受けるのです。ネイティブが書いた文章を読んで”なるほど!こう表現すればいいんだ!” と思うことが多々ありますが、日本語的な考えで書かれた文章でもある程度の説明はできるけど、それを短い言葉でダイレクトに、しかもわかりやすく表現するには沢山の文章を読んでナチュラルな表現のストックを積み上げていくしかありません。

Stephen Kingがライティングのコツを書いたOn Writingという本に

You have to read a lot, and you have to write a lot.

という一文があります。確かに日本語でも、本を全然読まないのに文章が上手に書けるということはないと思います。今は頭の中でもやもやと言いたいことがあるんだけど、それを上手く表現する力がない状態。たくさん読むことで表現豊かな文章を書けるようになりたい。そしてたくさん読むことで好奇心が刺激されて、書きたいこと、自分の言葉で伝えたいことがどんどん出てくるんじゃないかなと思っています。


エミコさんに描いてもらったホラー熊シリーズ。せっかくなので、記念にバナーを全部貼っておきます。5000語の苦悩グマ、8000語の不健康グマ、ゴールのスプラッタ熊が特にお気に入り。

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